Luật sư Sáng chế/Giải pháp hữu ích | Từ đăng ký đến tranh chấp xâm phạm, tổng hợp một lần
Tóm tắt
Sáng chế là quyền được cấp cho phát minh có tính sáng tạo cao (đủ điều kiện về tính mới, tính tiến bộ), trong khi giải pháp hữu ích bảo hộ cải tiến kỹ thuật ở mức thấp hơn với hình dạng, cấu trúc hoặc kết hợp của sản phẩm (Luật Sáng chế, Luật Giải pháp hữu ích). Vấn đề thường phát sinh ở ba giai đoạn: khi đơn đăng ký bị từ chối hoặc bị phản đối bởi bên thứ ba, khi có tranh chấp xâm phạm quyền với đối thủ cạnh tranh, và khi đối phương yêu cầu hủy bỏ hiệu lực quyền đã được cấp. Mỗi giai đoạn có cơ quan thụ lý và thời hạn khác nhau (Cơ quan Sở hữu trí tuệ Hàn Quốc, Tòa án Sở hữu trí tuệ, Tòa án dân sự), nên việc xác định đúng giai đoạn là bước đầu tiên quan trọng.
Hành chính · Sở hữu trí tuệLiên quan: Luật Sáng chế, Luật Giải pháp hữu ích
Sáng chế/Giải pháp hữu ích | Bạn đang ở giai đoạn nào của tranh chấp sáng chế?
Tùy vào việc bạn là người nộp đơn bị từ chối, chủ sở hữu quyền bị xâm phạm, hay bên bị yêu cầu hủy bỏ quyền, thủ tục và cơ quan giải quyết sẽ khác nhau hoàn toàn.
Từ chối / Phản đối đăng ký
Đơn đăng ký bị Cơ quan Sở hữu trí tuệ từ chối, hoặc bị bên thứ ba phản đối sau khi công bố
Cơ quan thụ lý
Cơ quan Sở hữu trí tuệ, Ủy ban xét xử SHTT
Thời hạn phản hồi
Trong vòng thời hạn nêu trong thông báo (thường ~2-4 tháng)
Phương thức
Ý kiến phản hồi, đơn khiếu nại xét xử
Bước tiếp theo nếu thua
Khởi kiện tại Tòa án Sở hữu trí tuệ
Người nộp đơn không đồng ý với quyết định từ chối có thể yêu cầu xét xử khiếu nại quyết định từ chối trong thời hạn quy định (Luật Sáng chế 제132조의17).
Xâm phạm quyền
Đối thủ cạnh tranh sản xuất/bán sản phẩm nghi ngờ xâm phạm quyền sáng chế đã được cấp
Cơ quan thụ lý
Tòa án dân sự (kèm giám định kỹ thuật)
Biện pháp cấp bách
Yêu cầu cấm xâm phạm khẩn cấp
Chứng cứ trọng tâm
So sánh phạm vi yêu cầu bảo hộ với sản phẩm bị nghi
Kết quả có thể yêu cầu
Cấm hành vi, bồi thường thiệt hại, tiêu hủy
Chủ sở hữu quyền sáng chế có thể yêu cầu tòa án ngăn chặn hoặc dự phòng hành vi xâm phạm (Luật Sáng chế 제126조).
Vô hiệu quyền đã cấp
Bị đối phương yêu cầu hủy bỏ hiệu lực quyền sáng chế/giải pháp hữu ích của mình
Cơ quan thụ lý
Ủy ban xét xử của Cơ quan Sở hữu trí tuệ
Lý do phổ biến
Thiếu tính mới, thiếu tính tiến bộ, mô tả không rõ
Người có quyền yêu cầu
Bên có lợi ích liên quan (thường là bên bị kiện xâm phạm)
Kháng cáo tiếp theo
Khởi kiện tại Tòa án Sở hữu trí tuệ
Bất kỳ ai có lợi ích liên quan đều có thể yêu cầu xét xử hủy bỏ hiệu lực quyền đã đăng ký (Luật Sáng chế 제133조).
Sáng chế/Giải pháp hữu ích | Điều kiện được cấp quyền và lý do bị từ chối phổ biến
Không phải mọi ý tưởng kỹ thuật đều được cấp quyền. Cơ quan Sở hữu trí tuệ xét duyệt theo các tiêu chí cụ thể, và phần lớn đơn bị từ chối rơi vào một vài lý do lặp lại.
Tính mới và tính tiến bộ
Phát minh phải chưa từng được công khai trước ngày nộp đơn (tính mới) và phải không dễ dàng được người có trình độ trung bình trong lĩnh vực đó suy ra từ kỹ thuật đã biết (tính tiến bộ) (Luật Sáng chế 제29조). Đây là lý do từ chối phổ biến nhất, đặc biệt khi người nộp đơn đã công bố sản phẩm hoặc tham gia triển lãm trước khi nộp đơn mà không áp dụng ngoại lệ ân hạn.
Sự khác biệt với giải pháp hữu ích
Giải pháp hữu ích bảo hộ phát minh liên quan đến hình dạng, cấu trúc hoặc kết hợp của vật phẩm, và không yêu cầu mức độ tiến bộ cao như sáng chế (Luật Giải pháp hữu ích 제4조). Thời gian xét duyệt thường nhanh hơn nhưng thời hạn bảo hộ ngắn hơn so với sáng chế, nên việc chọn hình thức đăng ký phù hợp với tính chất công nghệ là bước cần cân nhắc kỹ trước khi nộp đơn.
Mô tả yêu cầu bảo hộ (claim)
Phạm vi bảo hộ được xác định bởi nội dung ghi trong yêu cầu bảo hộ, không phải bởi ý tưởng tổng thể của người phát minh. Yêu cầu bảo hộ viết quá rộng dễ bị từ chối vì thiếu tính mới, còn viết quá hẹp thì dễ bị đối thủ lách qua mà không bị coi là xâm phạm. Đây là phần cần sự phối hợp chặt chẽ giữa người phát minh và luật sư/đại diện sáng chế.
Sáng chế/Giải pháp hữu ích | Xác định và ứng phó với hành vi xâm phạm quyền
Tranh chấp xâm phạm là nơi giá trị thực tế của quyền sáng chế được thử thách. Việc so sánh kỹ thuật đòi hỏi phân tích chi tiết từng yếu tố trong yêu cầu bảo hộ.
Nguyên tắc so sánh yếu tố (element by element)
Tòa án so sánh từng yếu tố cấu thành ghi trong yêu cầu bảo hộ với sản phẩm/quy trình bị nghi xâm phạm. Nếu sản phẩm đối phương thiếu ngay cả một yếu tố cấu thành thiết yếu, về nguyên tắc không cấu thành xâm phạm trực tiếp, trừ khi áp dụng được lý thuyết yếu tố tương đương (doctrine of equivalents).
Biện pháp cấp bách và bồi thường
Chủ sở hữu quyền có thể yêu cầu tòa án ra lệnh cấm hành vi xâm phạm, tiêu hủy sản phẩm xâm phạm, và bồi thường thiệt hại (Luật Sáng chế 제126조, 제128조). Việc tính toán thiệt hại thường dựa trên lợi nhuận mà bên xâm phạm thu được hoặc mức phí bản quyền hợp lý, và đây thường là phần tranh luận phức tạp nhất trong vụ án.
Phòng thủ khi bị kiện xâm phạm
Bên bị kiện thường phản bác bằng cách chứng minh sản phẩm của mình không thuộc phạm vi yêu cầu bảo hộ, hoặc phản công bằng đơn yêu cầu hủy bỏ hiệu lực quyền sáng chế của đối phương tại Cơ quan Sở hữu trí tuệ. Hai hướng phòng thủ này thường được triển khai song song.
⚠ Thời hiệu yêu cầu bồi thường thiệt hại
Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại do hành vi xâm phạm bất hợp pháp sẽ bị giới hạn theo thời hiệu của Luật Dân sự (thường 3 năm từ khi biết thiệt hại và người gây thiệt hại, 10 năm từ khi hành vi xảy ra), nên việc xác định thời điểm phát hiện xâm phạm là quan trọng.
Sáng chế/Giải pháp hữu ích | Yêu cầu hủy bỏ hiệu lực và phản đối đăng ký
Khi bị kiện xâm phạm, một trong những chiến lược phòng thủ hiệu quả nhất là tấn công vào tính hợp lệ của quyền sáng chế mà đối phương đang dựa vào.
Căn cứ yêu cầu xét xử hủy bỏ hiệu lực
Bên có lợi ích liên quan có thể yêu cầu Ủy ban xét xử của Cơ quan Sở hữu trí tuệ hủy bỏ hiệu lực quyền sáng chế nếu chứng minh được thiếu tính mới, thiếu tính tiến bộ tại thời điểm nộp đơn, hoặc bản mô tả không đáp ứng yêu cầu công khai đầy đủ (Luật Sáng chế 제133조). Việc tìm kiếm tài liệu công khai trước (prior art) là công việc kỹ thuật đòi hỏi thời gian và chuyên môn.
Phản đối đăng ký của bên thứ ba
Trước khi quyền được cấp chính thức, bên thứ ba nhận thấy đơn đăng ký của người khác không đủ điều kiện có thể nộp ý kiến phản đối trong giai đoạn công bố đơn. Đây là cơ hội ngăn chặn quyền được cấp trước khi nó có hiệu lực, tránh phải xử lý tranh chấp phức tạp hơn về sau.
Sáng chế/Giải pháp hữu ích | Từ tư vấn ban đầu đến khi vụ việc kết thúc
1
Tư vấn và phân tích tình huống Xác định giai đoạn thực tế của vụ việc (đăng ký, xâm phạm, vô hiệu hóa) và thu thập tài liệu liên quan như bằng sáng chế đã cấp, sản phẩm bị nghi xâm phạm, hồ sơ trao đổi trước đó.
2
Phân tích kỹ thuật và pháp lý So sánh yêu cầu bảo hộ với sản phẩm/công nghệ liên quan, tra cứu tài liệu công khai trước nếu cần, và đánh giá khả năng thành công của từng hướng xử lý.
3
Nộp đơn/hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền Tùy tình huống, nộp ý kiến phản hồi, đơn khiếu nại xét xử tại Cơ quan Sở hữu trí tuệ, hoặc đơn khởi kiện, yêu cầu cấm khẩn cấp tại tòa án.
4
Tranh tụng/xét xử Tham gia các buổi làm việc, nộp chứng cứ, ý kiến chuyên môn kỹ thuật nếu cần giám định, và theo dõi tiến trình cho đến khi có quyết định/bản án.
5
Xử lý sau quyết định Nếu không đồng ý với kết quả, xem xét khởi kiện tiếp lên Tòa án Sở hữu trí tuệ hoặc kháng cáo theo thời hạn quy định.
Sáng chế/Giải pháp hữu ích | Chi phí được tính dựa trên yếu tố nào
Phí thù lao cơ bản (착수금) Tùy vào việc vụ việc là thủ tục hành chính đơn giản (phản hồi ý kiến, khiếu nại xét xử) hay vụ kiện dân sự phức tạp có giám định kỹ thuật, mức phí cơ bản sẽ khác nhau đáng kể.
Phí thành công (성공보수) Trong vụ kiện xâm phạm có yêu cầu bồi thường thiệt hại, phí thành công thường được tính theo tỷ lệ trên số tiền thực nhận được, thỏa thuận cụ thể theo từng vụ việc.
Chi phí giám định kỹ thuật Vụ kiện xâm phạm sáng chế thường cần ý kiến giám định của chuyên gia kỹ thuật độc lập, đây là khoản chi phí thực tế phát sinh riêng ngoài phí thù lao luật sư.
Lệ phí nhà nước và phí đại diện sáng chế Các thủ tục tại Cơ quan Sở hữu trí tuệ có lệ phí nộp đơn/xét xử theo quy định, và nếu cần phối hợp với đại diện sáng chế (patent attorney) sẽ có phí riêng.
Chi phí thực tế khác Bao gồm phí tra cứu tài liệu công khai trước, phí dịch thuật tài liệu nước ngoài nếu liên quan đến sáng chế quốc tế, và các chi phí hành chính khác.
※ Chi phí thay đổi tùy theo mức độ phức tạp và tình huống cụ thể của vụ việc; chi phí chính xác sẽ được tư vấn cụ thể. Không đảm bảo kết quả cụ thể.
Sáng chế/Giải pháp hữu ích | Tự kiểm tra trước khi tư vấn
1️⃣ Nếu đơn đăng ký của bạn bị từ chối hoặc phản đối
Bạn đã nhận được thông báo từ chối và còn trong thời hạn phản hồi không?
Lý do từ chối là thiếu tính mới, thiếu tính tiến bộ, hay vấn đề mô tả kỹ thuật?
Bạn có công bố sản phẩm/tham gia triển lãm trước khi nộp đơn không?
Bên thứ ba phản đối dựa trên tài liệu công khai trước nào cụ thể?
2️⃣ Nếu bạn nghi ngờ bị xâm phạm quyền sáng chế
Bạn đã có bằng sáng chế/giải pháp hữu ích được cấp chính thức chưa?
Bạn đã so sánh yêu cầu bảo hộ với sản phẩm của đối phương chưa?
Thiệt hại thực tế (doanh số giảm, mất khách hàng) có thể chứng minh không?
Bạn cần biện pháp cấp bách để ngăn chặn ngay hành vi xâm phạm không?
3️⃣ Nếu bạn bị kiện xâm phạm hoặc bị yêu cầu hủy bỏ quyền
Sản phẩm của bạn có thiếu yếu tố cấu thành nào trong yêu cầu bảo hộ của đối phương không?
Bạn có tìm được tài liệu công khai trước để phản công về tính mới/tính tiến bộ không?
Bạn đã nhận thông báo/đơn khởi kiện và biết rõ thời hạn phản hồi chưa?
Bạn có cần cả hai chiến lược phòng thủ (không xâm phạm + yêu cầu hủy hiệu lực) không?
Câu hỏi thường gặp
Q. Sáng chế và giải pháp hữu ích khác nhau ở điểm nào?
A. Sáng chế bảo hộ phát minh có tính sáng tạo kỹ thuật cao và không yêu cầu phải liên quan đến hình dạng vật lý cụ thể, trong khi giải pháp hữu ích chỉ bảo hộ cải tiến về hình dạng, cấu trúc hoặc kết hợp của vật phẩm (Luật Sáng chế, Luật Giải pháp hữu ích 제4조). Giải pháp hữu ích thường được xét duyệt nhanh hơn nhưng đòi hỏi mức sáng tạo thấp hơn.
Q. Tôi đã công bố sản phẩm của mình trước khi nộp đơn đăng ký, có bị mất tính mới không?
A. Về nguyên tắc, việc công bố trước khi nộp đơn có thể làm mất tính mới và dẫn đến từ chối đăng ký (Luật Sáng chế 제29조). Tuy nhiên có quy định ngoại lệ ân hạn cho phép nộp đơn trong một thời hạn nhất định sau khi công bố nếu đáp ứng điều kiện, nên cần kiểm tra kỹ thời điểm công bố và thời điểm nộp đơn.
Q. Đối thủ đang bán sản phẩm giống công nghệ tôi đã đăng ký, tôi có thể làm gì ngay?
A. Trước tiên cần so sánh chi tiết yêu cầu bảo hộ trong bằng sáng chế với sản phẩm của đối thủ để xác định có cấu thành xâm phạm không. Nếu có căn cứ rõ ràng, có thể gửi cảnh báo (경고장) trước khi khởi kiện, hoặc yêu cầu tòa án áp dụng biện pháp cấm hành vi khẩn cấp trong trường hợp cấp bách (Luật Sáng chế 제126조).
Q. Tôi bị kiện xâm phạm sáng chế nhưng tin rằng bằng sáng chế của đối phương không hợp lệ, tôi phải làm gì?
A. Bạn có thể nộp đơn yêu cầu xét xử hủy bỏ hiệu lực quyền sáng chế tại Cơ quan Sở hữu trí tuệ, dựa trên căn cứ thiếu tính mới hoặc thiếu tính tiến bộ tại thời điểm nộp đơn của đối phương (Luật Sáng chế 제133조). Đây thường được triển khai song song với việc phản bác không cấu thành xâm phạm trong vụ kiện dân sự.
Q. Vụ kiện xâm phạm sáng chế thường kéo dài bao lâu?
A. Thời gian phụ thuộc vào độ phức tạp kỹ thuật của vụ việc, đặc biệt nếu cần giám định chuyên môn độc lập thì thời gian có thể kéo dài hơn các vụ dân sự thông thường. Nếu có yêu cầu cấm hành vi khẩn cấp, phần này có thể được xử lý nhanh hơn so với vụ kiện chính về bồi thường thiệt hại.
Q. Tôi có thể vừa nộp đơn phản hồi ý kiến từ chối, vừa chuẩn bị khởi kiện không?
A. Về nguyên tắc, quy trình xử lý theo thứ tự: phản hồi ý kiến từ chối trước, nếu vẫn bị từ chối thì có thể yêu cầu xét xử khiếu nại quyết định từ chối, và nếu vẫn không được chấp thuận mới khởi kiện tại Tòa án Sở hữu trí tuệ (Luật Sáng chế 제132조의17). Mỗi giai đoạn có thời hạn riêng cần tuân thủ.
Q. Giải pháp hữu ích có thể chuyển đổi thành đơn sáng chế không?
A. Có, trong một số trường hợp người nộp đơn có thể chuyển đổi giữa đơn đăng ký sáng chế và đơn đăng ký giải pháp hữu ích trong thời hạn quy định, tùy vào chiến lược bảo hộ phù hợp với công nghệ. Việc lựa chọn hình thức phù hợp cần cân nhắc thời gian bảo hộ và mức độ sáng tạo của kỹ thuật.
Q. Nếu thắng kiện xâm phạm sáng chế, tôi có thể yêu cầu bồi thường bao nhiêu?
A. Mức bồi thường thường được tính dựa trên lợi nhuận mà bên xâm phạm thu được từ hành vi xâm phạm, hoặc mức phí bản quyền hợp lý mà lẽ ra phải trả nếu có hợp đồng chuyển giao (Luật Sáng chế 제128조). Đây là phần chứng minh phức tạp và thường cần dữ liệu kế toán, doanh số cụ thể.
Q. Tôi có cần thuê đại diện sáng chế (patent attorney) riêng ngoài luật sư không?
A. Trong nhiều vụ việc, luật sư phối hợp với đại diện sáng chế để xử lý phần kỹ thuật chuyên sâu (soạn yêu cầu bảo hộ, tra cứu tài liệu công khai trước), trong khi luật sư đảm nhiệm phần tranh tụng, khởi kiện. Tùy vào tính chất vụ việc mà cơ cấu phối hợp này có thể khác nhau.
Q. Người nước ngoài đang sinh sống tại Hàn Quốc có thể đăng ký sáng chế được không?
A. Có, người nước ngoài cư trú hoặc có hoạt động kinh doanh tại Hàn Quốc đều có thể nộp đơn đăng ký sáng chế và giải pháp hữu ích theo quy định pháp luật Hàn Quốc, không có hạn chế đặc biệt về quốc tịch. Nếu công nghệ được phát triển hoặc sử dụng tại nhiều quốc gia, cần xem xét thêm việc đăng ký quốc tế theo hiệp ước PCT.
법무법인 프런티어(이하 “사무소”)는 개인정보보호법에 따라 정보주체의 개인정보 및 권익을 보호하고 개인정보와 관련된 정보주체의 고충을 신속하고 원활하게 처리하기 위하여 본 개인정보 처리방침을 수립·공개합니다.
제 1 조 수집하는 개인정보의 항목, 목적, 방법
제 2 조 개인정보의 처리 및 보유기간
제 3 조 개인정보의 제3자 제공
제 4 조 개인정보 처리업무의 위탁
제 5 조 정보주체의 권리·의무 및 그 행사방법
제 6 조 개인정보의 파기
제 7 조 의견수렴 및 불만처리
제 8 조 개인정보 처리방침의 변경
제 9 조 개인정보의 안전성 확보 조치
제 1 조 (수집하는 개인정보의 항목, 목적, 방법)
① 게시판 글 작성 시 필수 항목에 대한 수집목적은 ‘별도의 구체적 상담을 위하여’이며 수집항목은 ‘이름, 이메일, 연락처’입니다.
② 전항 외에 고객의 서비스 이용 과정이나 요청 사항 처리 과정에서 ‘IP주소, 접속로그, 단말기 및 환경정보, 서비스 이용기록, 쿠키’와 같은 정보들이 자동으로 수집 및 저장될 수 있으며, 이 때의 수집목적은 ‘사용자 홈페이지 이용, 사이트 이용에 대한 문의 민원 등 고객 고충 처리’입니다.
③ 사무소는 ‘홈페이지 고객 문의/고충 처리 시 전화 또는 인터넷을 통한 상담’과 같은 방법으로 개인정보를 수집합니다
제 2 조 (개인정보의 처리 및 보유기간)
관계법령의 규정에 따라 개인정보를 보존하여야 하는 의무가 있는 경우가 아닌 한, 정보주체의 개인정보는 원칙적으로 해당 개인정보의 처리목적이 달성될 때까지 보유 및 이용되며, 그 목적이 달성되면 지체 없이 파기됩니다.
제 3 조 (개인정보의 제3자 제공)
사무소는 정보주체의 개인정보를 본 처리방침에서 명시한 목적에 한해서만 처리하며 정보주체의 사전동의가 있는 경우 또는 개인정보보호법 등 관계법령의 규정에 의거한 경우에만 개인정보를 제3자에게 제공합니다. 사무소는 현재 개인정보를 제3자에게 제공하지 않고 있습니다.
제 4 조 (개인정보 처리업무의 위탁)
사무소는 현재 귀하의 개인정보 보호를 위해 귀하의 개인정보를 직접 취급 관리하고 있습니다. 단, 향후 보다 전문적인 서비스를 제공하기 위하여 제3의 전문기관에 귀하의 정보를 위탁할 필요가 있다고 판단되는 경우, 귀하의 사전 동의 하에 개인정보에 대한 취급을 위탁할 수 있습니다.
제 5 조 (정보주체의 권리·의무 및 그 행사방법)
① 정보주체는 개인정보보호법 등 관계법령이 정하는 바에 따라 사무소에 대해 개인정보의 열람, 정정 및 삭제, 처리정지 요구 등 개인정보 보호 관련 권리를 행사할 수 있습니다.
② 제1항에 따른 권리행사는 정보주체의 법정대리인이나 위임을 받은 사람을 통해서도 할 수 있습니다. 다만, 이 경우에는 개인정보보호법 시행규칙에 따른 위임장을 사무소에 제출하여야 합니다.
③ 사무소는 정보주체의 권리행사에 대하여 개인정보보호법 등 관계법령이 정하는 바에 따라 지체 없이 조치하겠습니다.
제 6 조 (개인정보의 파기)
① 사무소는 원칙적으로 개인정보의 처리목적이 달성된 경우 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 해당 개인정보를 파기합니다.
② 사무소가 관계법령의 규정에 따라 개인정보를 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우에는 해당 개인정보 또는 개인정보파일을 다른 개인정보와 분리해서 저장·관리 합니다.
③ 사무소는 파기사유가 발생한 개인정보를 선정하여 개인정보 보호책임자의 승인을 받아 해당 개인정보를 파기합니다.
④ 사무소는 파기하여야 할 개인정보가 전자적 파일 형태인 경우 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제하며, 이외의 기록물, 인쇄물, 서면, 그 밖의 기록매체인 경우 파쇄 또는 소각합니다.
제 7 조 (의견수렴 및 불만처리)
정보주체는 개인정보 보호 관련 문의, 불만처리, 피해구제 등에 관한 사항을 아래 개인정보 보호책임자 또는 담당부서에 문의하실 수 있습니다. 사무소는 정보주체의 문의에 대하여 신속하고 충분한 답변을 드릴 것입니다.
개인정보 보호 책임자 : 변호사
연락처 : 02.
제 8 조 (개인정보 처리방침의 변경)
사무소의 개인정보 처리방침은 관련 법령, 지침 및 사무소 내부규정에 따라 변경될 수 있으며, 개인정보 처리방침이 변경되는 경우 관련 법령이 정하는 방법에 따라 공개합니다.
제 9 조 (개인정보의 안전성 확보 조치)
사무소는 개인정보의 안전성 확보를 위해 다음과 같은 조치를 취하고 있습니다.
관리적 조치 : 내부관리계획의 수립 및 시행, 구성원에 대한 정기적인 개인정보 보호교육 등
기술적 조치 : 개인정보처리시스템 등의 접근권한 관리, 접근통제시스템 설치, 고유식별정보 등의 암호화, 보안프로그램의 설치 등
물리적 조치 : 전산실, 자료보관실 등 개인정보 보관장소에 대한 접근통제